Firemní auto třetí osobě: Kdy je půjčení riziko?

Povolení od zaměstnavatele

Zapůjčení firemního auta třetí osobě není záležitostí, kterou je možné brát na lehkou váhu. Než se rozhodnete svěřit klíčky někomu jinému, je nezbytné mít v ruce jasné a písemné povolení od zaměstnavatele. Toto pravidlo platí bez výjimky, ať už se jedná o zapůjčení na krátkou dobu, například na víkend, nebo na delší období. Zaměstnavatel musí být srozuměn s tím, kdo a za jakým účelem bude firemní auto používat. V povolení by měly být jasně stanoveny podmínky zápůjčky, jako je doba trvání, rozsah pojištění a odpovědnost za případné škody. Pamatujte, že firemní auto je majetkem firmy a jeho používání se řídí interními předpisy. Nedodržení těchto pravidel může mít pro zaměstnance nepříjemné následky, včetně pracovněprávních postihů.

Písemná smlouva o zápůjčce

V případě zapůjčení firemního auta třetí osobě je vždy nezbytné sepsat písemnou smlouvu o zápůjčce. Tato smlouva slouží jako právní doklad, který chrání obě strany v případě sporu. Smlouva by měla obsahovat všechny důležité informace, jako jsou: identifikační údaje zúčastněných stran, popis vozidla, účel zápůjčky, datum a čas předání a vrácení vozidla, podmínky užívání vozidla a případné sankce za jejich porušení. Dále je vhodné ve smlouvě ošetřit i otázku pohonných hmot, pojištění a odpovědnosti za škodu.

Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě se mohou lišit v závislosti na interní politice dané firmy. Obecně platí, že zapůjčení by mělo být vždy schváleno odpovědným pracovníkem firmy a vůz by měl být používán pouze k účelům uvedeným ve smlouvě. V případě porušení smluvních podmínek nese plnou odpovědnost vypůjčitel.

Zapůjčení firemního auta třetí osobě je možné pouze s písemným souhlasem oprávněné osoby a za předpokladu dodržení všech zákonných a interních předpisů.

Zdeněk Pospíšil

Identifikace třetí osoby

V případě, že se chystáte zapůjčit firemní auto třetí osobě, je identifikace této osoby klíčovým krokem pro zajištění bezpečnosti a dodržení pravidel. Před předáním klíčů od vozidla je nezbytné pečlivě ověřit totožnost osoby, které je vozidlo svěřováno. Minimálně byste si měli od třetí osoby vyžádat platný doklad totožnosti, nejlépe občanský průkaz nebo cestovní pas. Důležité je zkontrolovat shodu údajů na dokladu s údaji uvedenými v nájemní smlouvě nebo jiném dokumentu, který zapůjčení vozidla upravuje. Vlastníkem dokladů by měla být zapůjčující si osoba. V případě, že se jedná o cizince, je nutné ověřit si i platnost víza a jeho typ. Nezapomeňte si také poznamenat důležité údaje z dokladu, jako je číslo dokladu, adresa trvalého bydliště a datum narození. Tyto informace vám mohou být nápomocné v případě, že by došlo k jakýmkoli komplikacím.

Rozsah pojištění vozidla

Při zapůjčení firemního auta třetí osobě je nezbytné věnovat zvláštní pozornost rozsahu pojištění vozidla. Pojištění by mělo zahrnovat nejen běžné situace, ale také specifická rizika spojená s řízením vozidla třetí osobou. Důležité je ověřit, zda pojištění kryje škody způsobené i v případě, že vozidlo řídí osoba odlišná od osoby uvedené v pojistné smlouvě. V opačném případě se vystavujete riziku finanční ztráty v případě nehody. Před předáním vozidla je proto nezbytné kontaktovat pojišťovnu a informovat ji o záměru zapůjčit vozidlo třetí osobě. Pojišťovna vám sdělí podmínky, za kterých je možné pojištění rozšířit i na řízení třetí osobou. Může se jednat o jednorázové připojištění, úpravu stávající pojistné smlouvy nebo sjednání doplňkového pojištění.

Odpovědnost za škody

V případě zapůjčení firemního auta třetí osobě je otázka odpovědnosti za škody klíčová. Zodpovědnost za škodu způsobenou provozem vozidla nese vždy provozovatel vozidla, kterým je i nadále firma, i když auto řídí někdo jiný. To znamená, že pokud třetí osoba způsobí nehodu s firemním autem, je to firma, kdo odpovídá za škodu. Firma se však může v případě zavinění třetí osobou následně domáhat náhrady škody po této osobě. Aby se firma vyhnula případným sporům a komplikacím, je nezbytné mít jasně stanovená pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě. Tato pravidla by měla zahrnovat: identifikaci osob, které jsou oprávněny si auto půjčit, účel zápůjčky, dobu trvání zápůjčky, stav tachometru při předání a vrácení vozidla, stav pohonných hmot, pojištění vozidla a odpovědnost za škodu. Doporučuje se sepsat smlouvu o zápůjčce vozidla, kde budou všechny tyto body jasně definovány a obě strany ji podepíší.

Pravidla užívání vozidla

Zapůjčení firemního vozidla třetí osobě s sebou nese určitá rizika a je proto nezbytné mít jasně stanovená pravidla. Před zapůjčením vozidla je nutné ověřit, zda má třetí osoba platný řidičský průkaz pro danou kategorii vozidla a zda splňuje další podmínky stanovené pojišťovnou. Důležité je sepsat smlouvu o zápůjčce, ve které budou jasně definovány podmínky užívání vozidla, jako je doba zapůjčení, účel použití, zodpovědnost za škodu a pojištění. Smlouva by měla obsahovat i informace o tom, kdo hradí pohonné hmoty a případné další náklady spojené s provozem vozidla. Zaměstnanec, který vozidlo zapůjčuje, by měl třetí osobu seznámit s jeho ovládáním a upozornit na případné závady. Po vrácení vozidla je důležité zkontrolovat jeho stav a v případě poškození kontaktovat pojišťovnu. Dodržování těchto pravidel minimalizuje rizika spojená se zapůjčením firemního vozidla třetí osobě a přispívá k ochraně majetku firmy.

Vlastnost	Pravidla pro zaměstnance	Pravidla pro třetí osoby
Povolení k řízení	Zaměstnanecká smlouva, interní směrnice	Písemný souhlas firmy, kopie OP a ŘP
Délka zápůjčky	Dle interních směrnic	Pevně stanovená, max. X dní
Úhrada pohonných hmot	Dle interních směrnic (služební karta, faktura)	Na náklady třetí osoby

Doba trvání zápůjčky

Délka zápůjčky firemního auta třetí osobě je klíčový aspekt, který podléhá striktním pravidlům a vyžaduje jasnou dohodu mezi zúčastněnými stranami. Doba trvání zápůjčky by měla být vždy předem písemně stanovena, a to buď ve smlouvě o zápůjčce, nebo v interní směrnici firmy, pokud takovou směrnici má. Tato lhůta by měla být stanovena s ohledem na účel zápůjčky a potřeby třetí osoby, ale zároveň by neměla narušovat chod firmy a její podnikání. V případě překročení sjednané doby zápůjčky bez předchozí domluvy se vystavujete riziku porušení smlouvy a potenciálním právním následkům. Je tedy v zájmu všech stran dodržovat dohodnuté termíny a včas komunikovat případné změny či prodloužení zápůjčky. Důležité je také pamatovat na to, že i krátkodobé zápůjčky firemního auta třetí osobě podléhají pravidlům a je nutné je řádně evidovat a dokumentovat pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu nebo jiných institucí.

Předání a vrácení vozidla

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese jistá specifika, a to včetně předání a vrácení vozidla. Obě strany by měly věnovat zvýšenou pozornost tomuto procesu a dodržovat stanovená pravidla.

Před samotným předáním vozidla je nezbytné sepsat předávací protokol. Tento dokument by měl obsahovat detailní popis stavu vozidla, včetně případných již existujících poškození. Je vhodné uvést také stav tachometru a výbavu vozidla. Předávací protokol by měly podepsat obě strany, čímž stvrzují správnost a úplnost uvedených informací.

Při vrácení vozidla se opět doporučuje provést důkladnou kontrolu jeho stavu a porovnat jej s předávacím protokolem. V případě zjištění nových poškození je nutné je zdokumentovat a sepsat o nich zápis. Tento zápis slouží jako podklad pro případné řešení škod.

Dodržování výše uvedených kroků minimalizuje riziko vzniku nedorozumění a sporů ohledně stavu vozidla. Obě strany by si měly být vědomy svých práv a povinností, které vyplývají z pravidel pro zapůjčení firemního auta třetí osobě.

Náklady spojené s užíváním

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese i určité náklady, které je nutné zohlednit. V první řadě je potřeba myslet na palivo, jehož spotřeba jde na vrub zapůjčiteli. Dále je nutné zvážit i případné poplatky za mýtné, parkování a další výdaje spojené s provozem vozidla. Všechny tyto náklady by měly být jasně definovány v pravidlech pro zapůjčení firemního auta třetí osobě. Je vhodné stanovit i způsob jejich vyúčtování, ať už formou zálohy nebo následného vyúčtování na základě dokladů. V případě nehody nebo poškození vozidla je důležité mít sjednané pojištění odpovědnosti, které kryje i škody způsobené třetí osobou.

Povinnosti třetí osoby

Třetí osoba, které je firemní auto zapůjčeno, má rovněž své povinnosti, které musí dodržovat. V první řadě je to povinnost řídit se pokyny vlastníka, tedy firmy, které auto patří. To se týká například povolených řidičů, způsobu užívání vozidla nebo oblastí, kam je možné s autem vyjet. Dále má třetí osoba povinnost používat vozidlo s péčí řádného hospodáře a chránit ho před poškozením, zničením, ztrátou nebo odcizením. To znamená, že by s autem měla jezdit opatrně, parkovat na bezpečných místech a nenechávat v něm cenné věci bez dozoru. V případě nehody nebo jiné škodní události je třetí osoba povinna informovat vlastníka vozidla a postupovat dle jeho pokynů. Nedodržení těchto povinností může mít pro třetí osobu neblahé následky. Může být například povinna nahradit škodu, která na vozidle vznikla, nebo jí může být odepřeno další užívání firemního auta.

Důsledky porušení pravidel

Zapůjčení firemního auta třetí osobě bez dodržení stanovených pravidel může mít pro všechny zúčastněné strany vážné důsledky. Zaměstnanec, který auto neoprávněně zapůjčí, se vystavuje riziku disciplinárního postihu, který může zahrnovat i okamžité ukončení pracovního poměru. Důvodem je porušení pracovní smlouvy a interních předpisů firmy. Společnost pak může nést odpovědnost za škody způsobené třetí osobou při řízení firemního vozidla, a to i v případě, že o zapůjčení neměla tušení. Může se jednat o škody na majetku, zdraví, ale i ušlý zisk. V neposlední řadě se i třetí osoba, která si firemní auto neoprávněně vypůjčí, vystavuje riziku postihu. V případě nehody se na ni nevztahuje pojištění odpovědnosti a hrozí jí vysoké finanční náklady na náhradu škody. Kromě toho se může dopustit trestného činu neoprávněného užívání cizí věci.

Alternativy firemní zápůjčky

Pokud zvažujete zapůjčení firemního auta třetí osobě, je důležité zvážit i alternativy a ujistit se, že je tato možnost pro vaši situaci nejvýhodnější. Mezi alternativy firemní zápůjčky patří:

pronájem auta: Tato možnost je vhodná pro krátkodobé potřeby, kdy třetí osoba potřebuje auto pouze na pár dní nebo týdnů. Existuje mnoho autopůjčoven, které nabízejí flexibilní podmínky a širokou škálu vozidel.

sdílení auta (carsharing): Pro krátkodobé a spíše příležitostné použití ve městech může být řešením carsharing. Uživatelé platí pouze za dobu, kdy auto skutečně používají.

taxi nebo přepravní služby: Pokud třetí osoba potřebuje auto pouze pro jednorázovou cestu, může být taxi nebo objednání přepravní služby, jako je Uber nebo Bolt, ekonomičtější a pohodlnější variantou.

Než se rozhodnete pro konkrétní možnost, pečlivě zvažte všechny faktory, jako je délka zapůjčení, účel použití, náklady a pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě. Pamatujte, že i když se zapůjčení firemního auta může zdát jako nejjednodušší řešení, nemusí být vždy tím nejvýhodnějším nebo nejbezpečnějším, a to jak pro vás, tak pro vaše podnikání.